Symptome im Überblick

Kaufmännische Prozesse können stille Wettbewerbsfallen bergen - wenn sie zu einem Kostenfaktor werden, Qualität leidet und Entscheidungen verlangsamt werden.

Ein prägnantes erstes Anzeichen sind steigende Personalkosten, die nicht durch erhöhtes Auftragsvolumen erklärt werden können. Laut BVMW-Studie verursachen ineffiziente Verwaltungstätigkeiten jährlich rund 30 Mrd. € in Deutschland.

Nacharbeit ist das zweite Warnsignal. Fehlende Prozessstandardisierung führt zu doppelter Arbeit, Verzögerungen und Frustration im Team - ein direkter Kostenfresser.

Der dritte Indikator ist die anhaltende Nutzung von Excel als zentrales Steuerungsinstrument. Studien zeigen, dass bis zu 88 % der Excel-Dateien Fehler enthalten und damit die Datenqualität und Transparenz gefährden.

Betroffene End-to-End-Prozesse

Im Order-to-Cash (O2C) entstehen Zeitverluste durch manuelle Rechnungsstellung und die fehlende Echtzeit-Überwachung offener Posten. Jede fehlerhafte Buchung verlängert den Cash-Conversion-Cycle und erhöht die Personalkosten.

Im Request-to-Offer / Contract (R2OC) blockiert die Excel-basierte Angebotskalkulation die Reaktionsgeschwindigkeit. Unzureichende Datenintegration führt zu fehlerhaften Angeboten und verpassten Geschäftschancen.

Beide Prozesse teilen das Risiko fragmentierter Daten, fehlender "Single Source of Truth" und damit einer mangelhaften Entscheidungsbasis für das Management.

Bereit, den Status Ihrer Prozesse zu prüfen?

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Folgen für das Management

Für die Geschäftsführung und den CFO sind die genannten Symptome kein operatives Ärgernis, sondern ein strategisches Warnsignal. Ohne klare Prozesskennzahlen fehlt die Basis, um Investitionen zu priorisieren und Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Wichtige Messgrößen, die jetzt etabliert werden sollten, umfassen:

  • Prozessdurchlaufzeit (Cycle Time) in O2C und R2OC
  • Fehler-/Nacharbeitsquote
  • Personalkosten pro Transaktion
  • Grad der Standardisierung und Automatisierungsanteil
  • Datenkonsistenz und -genauigkeit
  • Mitarbeiterzufriedenheit in Bezug auf Prozessfrustration

Die konsequente Erfassung dieser Kennzahlen ermöglicht ein Frühwarnsystem und bildet die Grundlage für gezielte Optimierungsinitiativen - ohne sofortige Entscheidung für ein bestimmtes Werkzeug.